fbpx

Nettiraivo – voiko siltä suojautua?

Käsi näppäimistöllä

Minulta kysyttiin tässä tovi sitten, voisinko auttaa organisaatiota, joka oli kohdannut voimakasta nettiraivoa. Kerroin, että voin kyllä auttaa siinä miten asiaa lähestytään viestinnän kannalta, mutta psykologian osaamiseni tulee kyökin puolelta.

Kyseisessä organisaatiossa raivo koettiin erityisen epäreiluna koska projekti, joka sai ihmiset reagoimaan, oli kohderyhmän näkökulmasta erittäin onnistunut. Kohderyhmän ulkopuolelle jääneet olisivat halunneet projektin kohdistuvan myös heihin ja pahoittivat mielensä, kun näin ei ollut.

Jotenkin täysin nurinkurinen tilanne. Sympatiani ovat täysin tekijöiden puolella. Samalla tilanne sai miettimään raivoa ja sen mekanismeja.

Raivon dynamiikka on muuttunut

Radiojuontaja, rapartisti Ashley ”Dotty” Charles toteaa kirjassaan Raivoajat (Outraged, Johnny Kniga 2021) raivon muuttuneen someaikakauden myötä. Ennen raivo oli kelpo apu yhteiskunnallisessa muutoksessa, sillä se sai liikkeelle suuria ihmismassoja, jotka vaativat päättäjiltä muutosta.

Nykyään raivo on siirtynyt verkkoon ja siitä on tullut henkilökohtaisempaa. Käytämme raivoa omakuvamme rakentamiseen. Vihan kohteella ei välttämättä ole merkitystä. Raivoamme hetken intensiivisesti jollain kanavalla, ja kun somevirtaamme ilmestyy uusi potentiaalinen raivon kohde, siirrymme eteenpäin pahoittamaan mieltämme.

Mikä tekee vihasta niin vaarallista on sen taipumus luoda yhteenkuuluvuutta. Kun vaahtoamme verkon suoman anonymiteetin turvin porukassa jostain yhteisestä asiasta, profiloidumme osaksi haluamaamme ryhmää. Ja ryhmä liikkuu lintuparven tavoin, yhdessä säntäillen eri suuntiin, miettimättä mitä raivo kohteelleen aiheuttaa.

Koska vastaanottajan tuska jää meiltä näkemättä, kynnys nettiraivoon on matala. Mikään ei ole niin helppoa kuin somessa raivoaminen. Olen itsekin harhautunut näreissäni pilkkaan (kyllä, ja häpeän tekojani!). Ryhmän paine, yhteenkuuluvuuden tarve ja sokea usko omaan oikeassa olemiseen saavat meidät käyttäytymään sikamaisesti.

Voiko nettiraivolta suojautua?

Toivomme varmasti kaikki, että saisimme kulkea elämämme läpi kokematta sen suurempia kriisejä. Nykypäivänä somen mahdollistaessa matalan kynnyksen kannanotot, mielensäpahoittajilta ei voi täysin suojautua. Alla muutama hyväksi todettu keino, jolla tuskaa voi yrittää lievittää.

Älä syyllisty

Jonkun raivo tai kuttumainen käytös ei ole sinun vikasi, etkä voi omilla toimilla vaikuttaa siihen, miten viestiisi reagoidaan. Jokainen on itse vastuussa käytöksestään. Reaktiomme kytkeytyvät osittain persoonaamme ja hyvin paljon aiempiin kokemuksiimme.

Voit ainoastaan vaikuttaa siihen, miten itse otat vastaan palautetta. Tiedän, se on helpommin sanottu kuin tehty, eihän ne ikävät äänet sillä vaimene. Mutta jos tiedät, että teet työsi hyvin ja juuri niillä spekseillä, joista on etukäteen sovittu, on parempi yrittää unohtaa turha murina. Usko itseesi!

Raportoi esimiehellesi tapahtuneesta

Vaikka onnistuisitkin kutistamaan ikävän palautteen taustahälinäksi, raportoi asiasta esimiehellesi. Kenenkään ei pidä kohdata raivoa työssään, eikä varsinkaan tuntea itseään turvattomaksi.

Asian käsitteleminen yhdessä voi jo itsessään helpottaa oloa. Miettikää työyhteisölle yhteisiä keinoja, miten nettiraivoon tulee reagoida.

Jollei se auta, pyydä keskusteluapua työterveydestä. Kaikkein törkeimmät hyökkäykset pitää ilmoittaa poliisille.

Ennakoi

Voit etukäteen yrittää miettiä voisivatko yllämainitut mielensäpahoittajat reagoida asiaasi ja jos reagoivat, niin miten.

Viestinnässä käytämme ns. kysymys-/vastauspatteristoja, joihin voi ideoida mitä mielikuvituksellisimpia hyökkäyksiä ja vastauksia niihin.

Ei se hyökkääjiä pysäytä, mutta auttaa muotoilemaan oikeat vastaukset nopeasti ja suht’ kivuttomasti. Lisäksi näiden miettiminen etukäteen valmistaa jo sille ajatukselle, että jollain saattaa palaa käpy. Vanhan suomalaisen sanonnan mukaan pessimisti ei pety!

Blokki on ihan ok

Jos keskustelu ei pysy asiallisena, häiriköiden blokkaaminen on ihan ok.

Somessa ei ole pakko keskustella rähjääjien kanssa, etenkin jos vaarana on, että keskustelu kääntyy henkilökohtaisuuksiin. Tutkimusten mukaan meillä on taipumus netissä kritisoida miesten osaamista, kun taas naisten kohdalla mennään helposti seksuaalissävytteiseen palautteeseen (Rebecka Bohlin, ”Tackla hatet. Om näthat, hot – och hur du skyddar dig” Ordfront 2016).

Huorittelua ei tarvitse jäädä kuuntelemaan, ei vaikka olisi miten kiltti tyttö tahansa. Blokin kannattaa antaa heilahtaa kevyellä kädellä!

Sinä määräät keskustelun tahdin

Unohdamme valitettavan helposti sen, että voimme itse määrätä rajat keskustelulle (rajojen asettamisesta noin yleensä suosittelen Nedra Glover Tawwabin mainiota kirjaa ”Vedät rajat ja ota elämä haltuusi”, Gummerus 2022). Kun rajat ylitetään, voit esimerkiksi sulkea kommentoinnin.

Aktivistikollegani neuvoi perehtymään etukäteen keskusteluilmapiiriin ja scouttaamaan mahdolliset raivoajat jo ennakkoon. Alasi ammattilaisena osaat jo ehkä ennakoida, ketkä omassa yleisössäsi saattaisivat hiiltyä avauksestasi. Tämä auttaa varautumaan pahimpaan. Blokata voi myös ennakkoon!

Nettiraivolta ei voi täysin suojautua, jollei halua pysyä täysin tuppisuuna näkymättömissä. Mutta näillä neuvoilla asian kanssa ehkä oppii elämään.

Miksi, miksi, miksi?

miksi

Jokainen nelivuotiaan kanssa aikaa viettänyt tuntee otsikon mantran enemmän kuin hyvin. Miksi sitä, miksi tätä, miksi tuota. Kysymysten virta on loputon.

Businessmaailmassa siihen voi lisätä vielä kaksi miksiä.

Miksi?

Koska viiden miksi-kysymyksen sarja paljastaa sinulle asian todellisen laidan, ongelmiesi juurisyyn.

Esimerkki 1, asiakastyytyväisyys on laskussa

  • Miksi asiakastyytyväisyytemme on laskussa? Koska asiakkaamme eivät ole saaneet sen tasoista palvelua, jota odottivat ja johon ovat tottuneet.
  • Miksi he eivät ole saaneet odottamaansa palvelua? Koska asiakaspalvelumme ei ole kyennyt hoitamaan hommaansa niin hyvin kuin olisi pitänyt.
  • Miksi aspa ei ole hoitanut hommaansa? Meillä on paljon uusia työntekijöitä, eivätkä he ilmeisesti ole osanneet toimia ohjeistuksen ja arvojemme mukaisesi.
  • Miksi he eivät ole osanneet toimia oikein? Heitä ei ole kunnolla perehdytetty työhönsä.
  • Miksi heitä ei ole perehdytetty työhönsä? Koska kyseisestä toiminnasta vastuussa oleva henkilö on ollut pidempään sairauslomalla.

Ongelman juurisyy: perehdytysohjelma on jäänyt puutteelliseksi, kun vastuuhenkilö ei ole kyennyt perehdyttämään eikä hänelle ole määrätty varahenkilöä.

Esimerkki 2, verkon kautta tulevien yhteydenottojen määrä on romahtanut

  • Miksi verkon kautta tulleiden yhteydenottojen määrät ovat laskussa? Koska sivusto näkyy hakutuloksissa vähemmän.
  • Miksi sivusto näkyy tuloksissa vähemmän? Koska sivusto on täysin kuollut, sitä ei ole päivitetty aikapäiviin.
  • Miksi sinne ei tuoteta uutta sisältöä? Koska meillä on ollut kiire muissa töissä.
  • Miksi muut työt ajavat oman sivuston päivityksen ohi? Koska kenellekään ei ole varsinaisesti annettu tehtäväksi tuottaa sisältöä eikä työtä ole aikataulutettu.
  • Miksi ei ole? Koska sitä ei ole koettu tärkeäksi.

Juurisyy: ei ymmärretä sisällöntuotannon tärkeyttä yrityksen näkyvyyden/myyntiliidien kannalta.

Kokeilepa. Harjoitus toimii monenlaisten haasteiden kohdalla, oli alasi mikä tahansa. Varaudu yllättäviin vastauksiin. Mallissa on hyvää se, että juuriongelmiin päästään nopeasti kiinni eikä korjaustoimissa lähdetä väärään suuntaan, ts. korjaamaan jotain epäolennaista. Rahaa säästyy ja ongelmista päästään kertaheitolla.

Sisällöntuotantokeississä tekeminen tuodaan osaksi arkea esimerkiksi sisältöstrategian avulla. Kun vastuista ja aikatauluista on sovittu, tekemisestä tulee järjestelmällistä. Datalla taas valaistaan sisällöntuotannon tärkeyttä tekijöille. Jokaisen sydäntä lämmittää tietää, että oma juttu, podcasti tai video on koskettanut kohderyhmäänsä. Datan avulla tekemisestä tulee ihan eri tavalla merkityksellistä. Se taas kannustaa jatkamaan hyviä avauksia.

Ja ne kävijämäärätkin alkavat pikkuhiljaa nousta.

Kuva: Pexels.com / Ann H

Käsikirjoitus on oiva työkalu – sen tietää 11-vuotiaskin

Käsikirjoitus on oiva työkalu strategian työstämiseen

Tuttavapiirissäni on kerrassaan erinomainen kersa.

Tällä vilkkaalla mielikuvituksella varustetulla pohdiskelevalla, syvästi tuntevalla pienellä ihmisalulla on mielenkiintoinen tapa. Hän käsikirjoittaa leikkejään ja uniaan.

Jos leikissä tulee solmukohta, eikä kaveri tiedä miten hän siitä etenisi, hän istuu alas läppärinsä eteen ja alkaa nakuttaa tarinaa. Se ja se sankari teki niin ja näin, jolloin tapahtui tätä ja tota ja kas, tapahtumat alkavat vyöryä kuin itsestään.

Joskus käsikirjoittaminen alkaa elää omaa elämäänsä ja leikki onkin sivujuoni. Tai sanotaanko, että leikki tapahtuu siinä kirjoittaessa, eikä sitä enää tarvitse erikseen käydä läpi Lego-ukkeleiden kanssa.

Käsikirjoitus on erinomainen tapa jäsentää ajatuksiaan ja hahmottaa (vaihtoehtoista) todellisuutta. Yrityksen kohdalla sitä voisi käyttää esimerkiksi strategian maalailussa:

  • Henkilöhahmot ovat yrityksen sidosryhmiä
  • joilla on erilaisia tarpeita, joita olemme täyttämässä. Tämä on missiomme tai purposemme.
  • Juoni kertoo mikä on tavoitteemme ja miten me sinne aiomme päästä (visio).
  • Yllätysmomentit ovat mahdollisia kriisejä, juonenkäänteitä, joihin on hyvä varautua etukäteen. Jos tapahtuukin näin, lopputulema kallistuu tuonne, jos taas käykin noin, päädymme johonkin ihan muualle (skenaarioanalyysi ja riskienhallintasuunnitelma).

Käsikirjoitus ei ole ollenkaan hullumpi työkalu siis. Jännä nähdä jatkaako tällä hetkellä 11-vuotias vastaavalla lailla hahmottamista kasvaessaan. Jotenkin toivoisin että kyllä.

Tiedä mihin se vielä vie.

7 + 1 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään

Sähköposti on edelleen paljon käytetty viestintäkanava. Näin tehostat sähköpostiviestintää!Se alkoi varmasti ihan viattomasta ajatuksesta paperittomasta konttorista.

Rahaa säästyisi, luontokin kiittäisi, ja nurkat pölisisivät vähemmän.

Joten siirsimme työyhteisön viestintämme introihin, sähköpostiin ja joissain edistyksellisissä yhteisöissä yhteistyöalustoille ja pikaviestipalveluihin.

Digiajan auvoa ei kestänyt kauaa, kun näytön tai puhelimen ruudun ala- tai yläosassa alkoi vilkkua muistutus tämän tästä. Pling sanoo sähköposti, plong sanoo kokouskutsu. Tehtävä 1, tehtävä 2, tehtävä 3 muistuttivat olemassaolostaan. Kaveri kysyy Whatsappissa ehdinkö lounaalle.

Arki käy työpaikoilla aina vain kiireisemmäksi. Emme ehdi enää puhua. Kahvinkin voi nauttia oman ruudun ääressä.

Monen työyhteisön eniten käyttämä viestimismuoto sähköposti on käynyt tehottomaksi; viestien kirjoittamisessa on valtava vaiva, eikä kukaan kuitenkaan jaksa lukea sepustuksiasi. Jos ne edes yltävät vastaanottajalle asti kymmenien mainospostien ja uutiskirjeiden lomasta.

Paperin kulumisen sijaan kulutamme omia ja kollegoiden hermoja.

Tätä on tehokas sähköpostiviestintä

Jollet ole jo luopunut s-postista ja ottanut käyttöösi tehokkaampia sähköisen työn työkaluja, tee ainakin näin:

  1. Otsikoi viestisi selkeästi, mielellään niin, että vastaanottaja näkee heti, mitä viestisi koskee.
  2. Älä jatka pari vuotta vanhaa viestiketjua, jollei se ole ollut aktiivisena. Jos lähetät kokousmateriaalit ”Joulutervehdys” -otsikolla vanhan viestin jatkeena, kaverilta voi toukokuun lämmössä mennä tärkeät valmistelurutiinit ohitse.
  3. Tiivistä asiasi. Kerro mitä, miksi, koska, kenelle. Aika ja ymmärrys ovat kortilla, eikä kukaan jaksa lukea pitkiä jaaritteluja. Tuo esiin, mitä odotat vastaanottajan tekevän hänen saatuaan viestisi.
  4. Vastaa vain viestin vastaanottajille. Älä lisää omin päin muita vastaanottajia – lähettäjän vastaanottajalista voi olla harkittu. Eikä viattomien sivullisten työaikaa pidä tärvellä s-postispämillä.
  5. Jos joku on viestin lukuisista vastaanottajista huolimatta vastannut ainoastaan sinulle, siihen on varmasti syynsä. Älä välitä viestiä eteenpäin ilman lähettäjän lupaa.
  6. Muista, että kirjoitetussa tekstissä eivät ilmeet ja eleet välity. Vastaanottaja voi tulkita vitsinä puheessa toimivan muotoilun täysin eri lailla kuin miten sinä olit sen ajatellut.
  7. Lisää allekirjoitukseen toimivat yhteystiedot, jotta viestiin voi palata muitakin kanavia pitkin, jos siihen on tarvetta.
  8. Vältä s-postia viimeiseen asti. Tehokkainta on kasvotusten viestiminen. Usein luurin nostaminen ajaa samaa asiaa. Vähennät s-postikaaosta ja edistät samalla tärkeiden viestien perillemenoa.

Esimiehen tehtävä on luoda luottamuksen ilmapiiriä

esimiehen tehtävä on luoda luottamuksen ilmapiiriäTästä Louhimiehestä vielä.

Katsoin muutama viikko sitten vatsataudissa A-Studion, jossa hän pyyteli anteeksi käyttäytymistään

Oksetti.

En ole kuitenkaan ihan varma, johtuiko se Louhimiehen anteeksipyynnöstä, vaiko edellispäivän kesken jääneen lounaskeiton vaikutuksista.

Epäilen keittoa. En halua millään lailla puolustella Louhimiehen käytöstä elokuvaproduktioissaan, enkä ota edes kantaa oliko anteeksipyyntö aito vai ei (saattoi hyvin olla, tai sitten ei ollut).

Viestijänä kiinnitin huomiota ohjaajan toistamaan ajatukseen siitä, että hän kuvitteli olleensa ihminen, jolle on helppo puhua.

Louhimies on siis luullut tekevänsä asioita yhteisymmärryksessä tiiminsä kanssa, ihmisten, jotka hän ainakin itse luokittelee ystävikseen.

Omasta kokemuksesta voin sanoa, että on esimiehiä, joiden kanssa tulee puhuneeksi vaikka mistä, ja on toisia, joita pyrkii välttämään kaikin keinoin. Yleensä esimiestä on vaikea karttaa, joten häntä sietää ja hänen vitseilleen nauraa, jollei muusta niin kohteliaisuudesta.

Hyvään johtamiseen kuuluu myös toista huomioiva viestintätyyli. Luodakseen luottamuksen ilmapiiriä, johtajan tulee kuunnella organisaationsa ihmisiä tosissaan.

Kuuntelun aitous tulee testatuksi siinä, huomioiko esimies alaisensa näkökulmat myöhemmässä vaiheessa. Kuten esimerkiksi siinä, repiikö vastanäyttelijä yllätyksenä naispääosan esittäjän paidan rikki vaikka alastonkohtauksesta ei ole ennalta sovittu.

Louhimies ei näytä kunnioittaneen työntekijöitään näissä asioissa. Työpaikalla toisen näkökulmia ei aina voida huomioida, mutta silloin ei myöskään pidä antaa kuvaa siitä, että näin olisi. Luottamus pohjautuu avoimuuteen, jossa molemmat osapuolet ovat tasa-arvoisessa asemassa.

Asioita voi tehdä monella eri tavalla, tarinoita kertoa ja tunnelmia välittää tuhansilla keinoilla.

Ammattitaitoa on sovittaa oma matkanteko vallitseviin olosuhteisiin niin, että (yhteinen) visio on edelleen saavutettavissa. Niillä korteilla on pelattava, jotka jaossa annettiin.

Perusteltu muutos on helpompi omaksua

Selaan Twitteriä ja viihdytän itseäni seuraamalla Reijo Ruokasen ja Mikael Jungnerin keskustelua HSL:n lipunmyynnin muutoksista.

Oikeasti pitäisi kaivaa viime vuoden kuitit kirjanpitäjälle.

Twitter kuitenkin vetää puoleensa. Yksittäisiä kertalippuja ei enää saa ostaa ratikkakuskilta eikä konnarilta. Muutosta perustellaan rahalla, lipunmyynnin lopettaminen tuo arviolta jopa 5 miljoonan euron vuotuisen säästön HSL:lle.

Muutos herättää luonnollisesti närää, kaikki muutokset herättävät. Jungner jopa epäilee, että koko arvioitu säästö on hatusta vedetty luku.

Muutos on helpompi omaksua, jos se perustellaan kunnolla.

Näinhän se usein on: joku kaikkitietävä tekee päätöksiä jossain kaukana, päätöksiä, jotka vaikuttavat arkeemme ja joihin emme voi vaikuttaa, valaisematta kaikkia syy-seuraussuhteita päätöksen taustalla.

Syntyy juuri Jungner-tyyppinen päätelmä.

Kuitenkin muutos on tässäkin tapauksessa aivan varmasti perusteltu.

Asiakkaille ei vain jostain syystä ole onnistuttu kertomaan miksi siihen ryhdytään. Raha ei paljoa paina jos kyse on palvelun huononomisesta – tai mielikuvasta, että niin on käymässä.

Ruokanen kuittaa Raidepuolueen jutulla, joka itse asiassa avaa hyvin miksi lipunmyynnistä luovutaan. Kyse on ilmeisesti HSL:n tiedotteesta, koska samansisältöinen uutinen löytyy myös HSL:n sivuilta.

Jungnerkin olisi saattanut muuttaa mieltään hatusta luettuaan jutun.

Muutos on helpompi omaksua, jos sen taustoista viestitään avoimesti ja se perustellaan seikkaperäisesti niille, joita asia koskee. Aina parempi, jos voidaan osoittaa muutoksen edut yksilölle itselleen – viiden miljoonan säästö ei kiinnosta, matka-ajan nopeutuminen sen sijaan kyllä.

Avoimuus on myös päätöksenteossa onnistumisen tae.

Kokonaisuuden voi nähdä myös yksityiskohtien kautta

Kokonaisuuksien näkeminen on vain osa totuutta, yhtä hyvään tulokseen voi päästä tutkimalla yksityiskohtia.Olen pitkään neulonut huivia. Se on iso ja työläs pitsinen hartiahuivi; olin lähes loppusuoralla, kun huomasin tehneeni virheen jossain.

Virhe merkitsee minulle yleensä taukoa (käsi)työssä. Kömmähdyksen etsiminen on työlästä – en haluaisi mainita sitä kuuluisaa neulaa, mutta tämän kyseisen huivin kohdalla ollaan hyvin lähellä sitä – ja uusien projektien aloittaminen on paljon hauskempaa kuin vanhojen korjaaminen.

Jotta neuletyötä pystyisi tarkastelemaan kokonaisuutena, se on hyvä pingottaa neuloilla tasaiselle alustalle.

Minusta ei ole siihen kuin ääritapauksissa.

Joten reagoin kuin kuusivuotias, piilotin neulokseni neulekoriin, hautasin sen alimmaksi, ja yritin kovasti unohtaa koko epäonnistumiseni. Korissa on muitakin käsitöitä pääteltäväksi, nekin olisi hyvä tehdä valmiiksi. Hartiahuivi saattoi hyvin odottaa.

Jouduin kuitenkin kaivamaan työn esiin jo muutaman viikon päästä, kun neulova ystävättäreni tuli kylään.

Hän tutki huivia tovin, ja KAS, osoitti minuutin, kahden sisällä kohdan, jossa olin missannut silmukan.

Häkellyin.

Yksityiskohtienkin kautta voi siis nähdä kokonaisuuden. Minä yritin tapani mukaan lähestyä yksityiskohtaa kokonaiskuvan kautta. Se osoittautui tässä kohtaa virheeksi, kokonaisuus oli minun keinovalikoimallani aivan liian laaja hahmotettavaksi.

Erilaisuuksien kohtaaminen luo uutta

Olen aina pitänyt kokonaiskuvan hallitsemista vahvuutenani. Yhtä hyvään tulokseen – itse asiassa parempaan – pääsi tällä kertaa syventymällä detaljeihin.

Olemme kaikki erilaisia, eikä kenenkään osaaminen ole toista arvokkaampaa. Erityyppisten vahvuuksien kohtaaminen, jopa törmäyttäminen, tuottaa usein parhaimman lopputuloksen.

Pitää vain huolehtia siitä, että kohtaamisia syntyy, ja vuorovaikutus toimii. Parasta viestintä on, kun se huomioi jokaisen viestin vastaanottajan erityispiirteet.

Siinä riittää haastetta meidän insinööripainoitteiselle, introvertille työkulttuurille!

Tehokas perehdytys luo vahvan pohjan hyvälle asiakaspalvelulle

Tehokas perehdytys toimii karttana yrityksen arvoihinKesä kolkuttaa jo ihanasti ovella. Kohta pääsee mökille lukemaan hiirenpissaisia vuosikertajuorulehtiä, rentoutumaan ja nautiskelemaan.

Sitä ennen pitäisi vielä kestää muutama päivä vieraaksi käynyttä kotikaupungin vilskettä.

Turku on nimittäin kaapattu, kesätyöntekijöiden toimesta.

Eilen söimme lounaalla nakkeja punaviinikastikkeessa ja kanaa stroganoffissa. Toissa päivänä lounasravintolan tarjoilija luikki pakoon kysyessämme josko pitsa-annokseen kuuluisi myös salaattia.

Ei kuulunut, ja sekin olisi vielä ollut ok, jos tarjoilijaneiti punaisissa poskissaan olisi malttanut ottaa vastaan palautteemme. Ei malttanut.

Miksi, oi miksi hyvät työnantajat, palveluntuottajat joille me rahamme selkä kumarassa kannamme, miksi ette panosta kesätyöntekijöidenne perehdyttämiseen?

Jos teille on yrityksenä tärkeää huomioida asiakkaanne, sen pitäisi olla ensimmäisiä asioita joita kerrotte henkilökuntanne uusille jäsenille. Antakaa heille kartta, se oppi, jolla he pystyvät kaikissa tilanteissa navigoimaan arvojenne mukaisesti, oli vastassa minkälainen asiakas tahansa.

Se on tärkeää sekä yrityksen että työntekijän kannalta. Yritys haluaa luonnollisesti säilyttää asiakkaansa ja työntekijä hoitaa työnsä mahdollisimman hyvin. Tehokas perehdytys palvelee siis molempia osapuolia.

Asiakasuskollisuus voi olla pienestä kiinni. Hyvä palvelukin on lopulta pienestä kiinni – kuten hyvästä perehdyttämisestä yrityksen arvoihin ja toimintatapoihin.

 

(Kuvassa Aleksandra ja Daniel Mizielińskin valloittavan ihana ”Suuri Karttakirja”, Kustannusosakeyhtiö Nemo 2014)

Palautteen antaminen on vaikeaa – nämä vinkit auttavat

Palautteen antaminen on vaikeaaPalautteen antaminen on ehkä vaikeinta ihmistenvälisessä viestinnässä.

Sama se, kehuuko vai valittaako, mutta joka kerta sanojaan on hyvä miettiä tarkkaan.

Milloin sitä on liian jyrkkä, milloin taas epäuskottavan ylistävä. Milloin jonkun unohtaa ulkopuolelle. Milloin taas puhuu liian laajalle yleisölle, kun pitäisi puhua vain sille yhdelle jota asia todellakin koskee.

Olen huomannut, että asialliseksikin tarkoitettu palaute voi johtaa katastrofaalisiin mittasuhteisiin ja järisyttäviin reaktioihin.

Sekin on inhimillistä. Jokaisen viestintätilanteen rasitteena on erilaiset häiriöt kuten kuulijan ennakko-odotukset, aiemmat kokemukset ja jopa sen hetkinen virkeystila. Näiden ansiosta viesti vääristyy vastaanottajan herkissä reseptoreissa ja tulkitaan pahimmassa tapauksessa jopa täysin eri lailla kuin mitä aikomuksena oli.

Voimme silti panostaa palautteen antamiseen ja yrittää minimoida väärinymmärryksen mahdollisuudet.

Näin annat palautetta – lempeästi mutta tehokkaasti!

  1. Anna suora kritiikki aina kahden kesken. Syön lounasta lähes joka päivä kaupungilla. Olen monesti joutunut nolona kuuntelemaan, kun kahvilahenkilökunta sättii kollegaa latteja ja lounassalaatteja odottavien kahvilavieraiden edessä. Kun palautteen uhrina olevan poskipäitä alkaa koristaa kirkas puna, tekisi mieli rynnätä kassan ohi halaamaan kannustavasti.
  2. Puhu asiasta, älä henkilöstä. Käännä huomio kahvin oikeaoppiseen keittoon, sen sijaan että huutaisit keittäjän tekemistä virheistä. Jaa omat vinkkisi, ”olen huomannut että näin homma toimii”. Märän, kahvinpuruja täynnä olevan suodattimen heittäminen mielenosoituksellisesti tiskialtaseen ei ole rakentava tapa jakaa neuvoja.
  3. Ole jämpti, kohdista palaute aina johonkin tiettyyn asiaan. Älä leijaile: ”en tykkää”, on kamalan vaikea ohjenuora jos haluaa korjata tekemisiään. Pitääkö nolatun kahvilatyöntekijän todellakin arpoa, mikä tällä kertaa meni pieleen? Tarkenna ennemmin mistä et pidä ja miksi, ja kollega voi nopeammin muuttaa toimintaansa.
  4. Ehdota konkreettisia parannuskeinoja. Kiitos.
  5. Aloita ja päätä aina kehulla. Se tekee niiden välissä annettavan kritiikin helpommaksi vastaanottaa ja sulattaa.

Muutos on helvetillistä – avoimella viestinnällä siitä tulee siedettävää

Muutos on nykypäivän vakio, sanotaan.

Se on klisee, mutta myös totta.

Tiesitkö, että muutoksella on ihan oma anatomiansa, oma rakenteensa?

Muutoksella on oma anatomiansa

Yllä olevan mallin lailla me ensin innostumme, säntäämme kohti uutta, vain jotta jonkun aikaa tutkittuamme asiaa huomaammekin että njaaah, ehkei sittenkään.

JOS pystymme voittamaan tässä vaiheessa iskevän lepokitkan ja maan vetovoiman yhteisvaikutuksen, saatamme taas pikku hiljaa innostua muutoksesta ja saada uutta vauhtia uudistumiseen. Alkaa uusi iloinen ylämäki.

Uuden oppimiseen tarvitaan kuitenkin valtavat määrät energiaa. Muutoksessa pirullisinta onkin se, että joka kerta kun kuvittelee, että ”hei nyt tää etenee”, energia ehtyy, vauhti loppuu ja ollaankin kohta pian taas peruutusvaiheessa.

Tällaisena pimeänä hetkenä pitäisi jaksaa muistaa muutoksen kiertokulku.

Peruuttaminen on raivostuttavaa, turhauttavaa ja ahdistavaakin. Tuntuu ettei mikään koskaan tule valmiiksi, kun asiaa vastustavat kaikenlaiset taukit. Pakki on kuitenkin luonnollinen osa muutosta.

Avoin viestintä saa muutoksen taas liikkeelle

Miten muutokseen sitten saa uutta vauhtia? Niin että ne taukitkin olisivat samassa veneessä kuin sinä?

Esimerkiksi palauttamalla mieleen yhteinen tavoite ja kirkastamalla muutoksen tuoma hyöty organisaatiolle ja yksilölle. Olemalla läsnä ja lähellä, helposti tavoitettavissa.

Hyvään johtamiseen kuuluu myös toisen kuunteleminen ja huolien huomioiminen sekä ratkaisujen tarjoaminen mahdollisissa ongelmatilanteissa. Muutoksessa toimimme usein tunteella ja niitä pitää osata käsitellä oikealla tavalla.

Usein meitä myös pelottaa oman aseman horjuminen tai totutuista rutiineista luopuminen. Muutos kun pitää sisällään myös uuden opettelemista.

Summa summarum, on paljon helpompaa vastustaa muutosta kuin ryhtyä siihen. Muutosvastarinnan voittaminen on kuitenkin mahdollista, jos organisaatiossa uskaltaudutaan avoimeen dialogiin.

Haen tällä en vain tehokasta viestimistä, mutta myös avointa kyseenalaistamista ja kysymistä sekä muutoksen moottoreilta että sen kohteena olevilta. Organisaatiota ja sen jäseniä pitää siis kannustaa aktiivisesti hakemaan keskustelua.

Kokeilaanko tätä ensi kerralla? Ja tehdään pelottavasta ja raskaasta muutoksesta siinä samassa hieman siedettävämpää.