Tietosuoja

Viestintätoimisto Aio Oy:n  asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisterien tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Päivitetty: 10. maaliskuuta 2021

Kuka tietojasi käsittelee?

Henkilötietojasi käsittelee

Viestintätoimisto Aio Oy
Y-tunnus: 2702821-4
Hovilankuja 3 c 10, 20660 Littoinen

Minä, Katja Hautoniemi, Viestintätoimisto Aio Oy:n hengetär ja perustaja, toimin yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa. Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä, ota yhteyttä!

Mitä henkilötietojasi keräämme ja miksi?

Keräämme ja käsittelemme palveluidemme markkinointia, tuottamista ja suunnittelua sekä asiakassuhteen hoitamista varten tarvittavia tietoja.

Käsittelemme henkilötietojasi jos olet

  • asiakkaamme 
  • potentiaalinen asiakkaamme 
  • yhteistyökumppanimme 
  • asiakkaamme haastateltava
  • vieraillut verkkosivuillamme

Keräämme seuraavia tietoja

  • nimi ja mahdollinen toimenkuva
  • asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kohdalla yritys tai organisaatio sekä näiden osoitetiedot
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • asiakkaalle tehtävän sisällöntuotannon kohdalla valokuvia haastateltavista sekä kirjallista tai äänitemuodossa olevaa haastatteludokumentaatiota.

Käsittelemme asiakkaan tietoja asiakkuussuhteen hoitamiseksi, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on sopimus asiakkaan ja Aion välillä. Tietojasi voidaan myös käsitellä ennen sopimuksen syntymistä, jos se on tapahtunut sinun pyynnöstäsi esimerkiksi tarjouksen tai myyntiprosessimme yhteydessä. Voimme käyttää tietojasi myös lisäpalveluiden markkinointiin. Ota yhteyttä Katjaan, jollet halua että tietojasi käytetään suoramarkkinointiin. Uutiskirjeen voit perua siinä olevasta linkistä.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Aion palveluita markkinoitaessa. Saatamme lähestyä sinua uutiskirjeellä, mainoksin tai suorin yhteydenotoin puhelimitse, tekstarein, meilitse tai somen kautta. Yhteisöasiakkaan henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin oikeutettuun etuun. Henkilöasiakkaan tietoja käytämme suoramarkkinointiin vain, jos olet antanut meille siihen luvan.

Yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään yhteistyösuhteen hoitamiseksi. Käsittely perustuu tällöin yhteistyökumppanin ja Aion väliseen sopimukseen.

Jos olet asiakkaamme haastateltava, säilytämme haastattelumateriaalia kuten haastattelumuistiinpanoja ja -tallenteita sekä valokuvia ja muuta kuvamateriaalia viiden vuoden ajan. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voit halutessasi pyytää Katjaa poistamaan sinua koskevan materiaalin.

Verkkokävijöiden tietoja käsitellään sivuston käytettävyyden ja sisällön kehittämiseksi. Lue lisää evästeistä alla.

Tietojasi käsitellään vain niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan rekisteristä kerran vuodessa. Voit pyytää tietojesi poistamista täyttämällä verkkosivujemme yhteydenottolomakkeen. Uutiskirjeen voit peruuttaa siinä olevan linkin kautta. Asiakastietoja säilytetään kirjanpitolain vaatimuksesta kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. 

Evästeet

Hyödynnämme verkkosivustomme analytiikassa evästeitä. Käytämme seurantaan Google Analyticsiä, joka säilöö tietosi vuoden ajan. Kävijätietoja ei ole mahdollista yksilöidä, mutta niitä voidaan hyödyntää sivuston ja sisällön kehittämisessä.

Sivustolle on myös asennettu Facebook-pikseli, jonka avulla voimme kohdentaa Facebookissa tehtyä mainontaa ja seurata sen tehokkuutta. Pikseli kerää tietoja ainoastaan niistä käyttäjistä, joilla on Facebookissa tili ja jotka ovat antaneet Facebookille luvan käyttää evästeitä. Kerätyn datan perusteella käyttäjiä ei voi yksilöidä. Facebook-käyttäjänä voit halutessasi muokata omia mainosasetuksiasi Facebookin Asetukset ja yksityisyys / Facebook-tietosi / Facebookin ulkopuolinen toiminta / Hallinnoi Facebookin ulkopuolista toimintaasi -kohdassa.

Internet-selaimet hyväksyvät evästeitä yleensä automaattisesti. Voit halutessasi muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa kieltää uusien evästeiden asettamisen tai poistaa tietokoneellesi jo asetetut evästeet. Evästeiden poistamisen jälkeen sivusto ei tosin välttämättä enää näy sinulle oikein tai sen käyttö saattaa hankaloitua.

Mistä saamme henkilötietoja

Tiedot ovat sinun luovuttamia tai yritysten ja organisaatioiden julkisista lähteistä kerättyjä.

Haastateltavien yhteystiedot tulevat toimeksiantajalta ja muu sisällöntuotantoon kerätty materiaali haastattelujen yhteydessä. 

Tietojen luovutus ja suojaus

Tietoja pääsee katsomaan ja käsittelemään ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Asiakasrekisteriä ja haastattelumateriaaleja säilytetään salasanalla suojatussa pilvipalvelussa.

Voimme siirtää rekisterissämme olevia henkilötietoja ulkopuolisille palveluntuottajille, jos ulkoistamme palveluita kuten tilitoimistolle, laskutuspalveluille ja markkinointipalveluja tarjoaville yrityksille. Näille ei synny tietojen itsenäistä käsittelyoikeutta, vaan he käsittelevät tietoja Aion lukuun.

Joissain kohtaa palvelun tekninen toteuttaminen edellyttää henkilötietojen siirtämistä palveluntarjoajien palvelimille. Tällaisia Aion käyttämiä ulkopuolisia palveluntarjoajia ovat Google ja Mailchimp.

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jollei se Aion käyttämän palvelun teknisen toteutuksen vuoksi ole tarpeellista. Riittävästä tietosuojan tasosta huolehditaan tällöin tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietojasi ei myydä eteenpäin. 

Oikeutesi

Sinulla on oikeus nähdä sinusta kerätyt tiedot ja pyytää tietojen muuttamista tai poistamista, jollei esimerkiksi kirjanpitoon liittyvä lainsäädäntö muuta määrää. Jos asia kiinnostaa, laita Katjalle viestiä sivustomme yhteydenottolomakkeella. Suoramarkkinoinnin voit kieltää myös uutiskirjeen linkistä.

Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jos koet, että käsittelemme mielestäsi henkilötietojasi lainvastaisesti tai jos meillä ei mielestäsi ole oikeutta käsitellä tietojasi. Sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle.