Mainettaan parempi sähköposti

Sähköposti voi olla tehokas viestintäkanavaTiedättekö mikä on työyhteisöjen eniten käyttämä viestintäkanava?

Aivan, sähköposti. Vaikka tarjolla olisi jos jonkinlaista pikaviestintä ja jopa puhelinta tai suoraa f2f-kontaktia, jaksamme edelleen naputella pitkiä, jäsentämättömiä vuodatuksia työkavereidemme kauhuksi.

Sähköpostiviestittelyn ei tietenkään tarvitsisi olla tehotonta.

Mutta se on, jollemme kiinnitä huomiota muutamaan keskeiseen asiaan.

Näin viestit vaikuttavasti sähköpostissa

  1. Kerro keskeisin viestin sisältö jo otsikossa. Pitkään viestiketjuun kiertämään jäänyt ”Hyvää joulua” -otsikko ei herätä avaamaan viestiä juuri ennen kesälomakauden alkua.
  2. Kiteytä ajatuksesi, kirjoita lyhyesti. Kukaan ei jaksa lukea vuodatuksia.
  3. Jos haluat lukijan tekevän jotain, pyydä sitä selkeästi. Määrittele aika, jolloin tehtävä tulisi tehdä – älä siis sano ”sitten kun ehdit”. Lukijalla on miljoona muutakin työtä kesken, joten aika tuskin riittää sinun pyyntösi toteuttamiseen.
  4. Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, että annat lukijalle hyvän syyn toteuttaa toiveesi. Jos pyydät ”sitten kun ehdit, siivoaisitko tämän kansion”, riskinä on, ettei työ nouse lukijan prioriteettilistalle kovinkaan korkealle. Jos pyydät häntä ”kuun loppuun mennessä siivoamaan tämän kansion, jotta voisimme sen jälkeen jatkaa omalla proggiksellamme”, lukija ymmärtää paremmin oman osuutensa kokonaisuuden kannalta. Harva meistä haluaa tieten tahtoen hankaloittaa kollegan projektin etenemistä – me emme vain näe meille vähemmän tärkeiden asioiden arvoa muille.
  5. Muista viestin vastaanottajana huomioida myös lähettäjää. Vaikka saisimmekin tiedon, että s-posti on avattu, meillä ei ole mitään takeita, että viesti on mennyt perille, jollet esimerkiksi kiitä viestistä ja kerro omia jatkoaikeitasi sen suhteen.

Eli periaatteessa aika pitkälle samoja ideoita kuin muussakin viestinnässä – huomioi vastaanottaja eli kohderyhmäsi. Sinun tehtäväsi on tehdä viestin lukeminen hänelle helpoksi.

Onko muuta viestintää kuin asiakasviestintä?

Mitä jos tekisimmekin vain asiakasviestintää?
Vadelmapensaissa syntyy ajatuksia. Mitä jos tekisimmekin vain asiakasviestintää?

Terveisiä vadelmapuskista. Kesä on kauneimmillaan ja ajatustoimintakin virkoamassa – kun puuhaa jotain niinkin yksinkertaista kuin poimii marjoja, päähän putkahtaa jos jonkinlaista ideaa (tajuan tätä kirjoittaessa, että taidan mökillä olla toivottaman out, kun keräänkin Pokémonien sijaan marjoja!).

Eilinen kuningasajatus liittyy luokittelemiseen: me ihmiset rakastamme asioiden järjestämistä ja lokeroimista. Se on meille jopa keino selviytyä, pitää pää pinnalla keskellä alati muuttuvaa todellisuutta. Asioiden on turvallista olla joko niin tai näin, eikä missään nimessä häiritsevästi väärinpäin.

Viestinnässä puhumme mm. työyhteisöviestinnästä. Työyhteisöviestinnällä pidetään työpaikan vire yllä, kun taas onnistuneella strategiaviestinnällä luodaan menestystarinoita. Vaikuttajaviestinnällä pyritään vaikuttamaan päättäjiin, yhteisöviestinnällä yritys pyrkii interaktioon ympäröivän yhteiskunnan kanssa.

Ja niin edelleen.

Vadelmapuskissa heräsi kuitenkin epäily, tarvitsemmeko todellakin kaikkia näitä luokitteluja?

Koska tärkeinhän on asiakas, eikö?

Lopulta jokaisen viestintätoimen tulisi yritysmaailmassa tähdätä asiakkaan palvelemiseen. Kun palvelemme asiakasta, tuotamme myös hyvää omistajille, joka taas mahdollistaa asiakkaan palvelemisen. Ympyrä sulkeutuu.

Toimivalla työyhteisöviestinnällä varmistamme siis, että asiakas saa hyväntuulista ja asiantuntevaa palvelua. Strategiaviestinnällä ohjaamme toimintatapojamme yhdenmukaisiksi ja takaamme palvelun laatuna. Vaikuttajaviestinnällä edistämme yrityksemme toimintaedellytyksiä, jotta asiakkaan palveleminen olisi mahdollista.

Jos siis nostaisimmekin kaiken viestintämme ohjenuoraksi asiakkaan, ja tekisimmekin vain asiakasviestintää? Yksinkertaisesti?