Tiedättekö mikä on työyhteisöjen eniten käyttämä viestintäkanava?
Aivan, sähköposti. Vaikka tarjolla olisi jos jonkinlaista pikaviestintä ja jopa puhelinta tai suoraa f2f-kontaktia, jaksamme edelleen naputella pitkiä, jäsentämättömiä vuodatuksia työkavereidemme kauhuksi.
Sähköpostiviestittelyn ei tietenkään tarvitsisi olla tehotonta.
Mutta se on, jollemme kiinnitä huomiota muutamaan keskeiseen asiaan.
Näin viestit vaikuttavasti sähköpostissa
- Kerro keskeisin viestin sisältö jo otsikossa. Pitkään viestiketjuun kiertämään jäänyt ”Hyvää joulua” -otsikko ei herätä avaamaan viestiä juuri ennen kesälomakauden alkua.
- Kiteytä ajatuksesi, kirjoita lyhyesti. Kukaan ei jaksa lukea vuodatuksia.
- Jos haluat lukijan tekevän jotain, pyydä sitä selkeästi. Määrittele aika, jolloin tehtävä tulisi tehdä – älä siis sano ”sitten kun ehdit”. Lukijalla on miljoona muutakin työtä kesken, joten aika tuskin riittää sinun pyyntösi toteuttamiseen.
- Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, että annat lukijalle hyvän syyn toteuttaa toiveesi. Jos pyydät ”sitten kun ehdit, siivoaisitko tämän kansion”, riskinä on, ettei työ nouse lukijan prioriteettilistalle kovinkaan korkealle. Jos pyydät häntä ”kuun loppuun mennessä siivoamaan tämän kansion, jotta voisimme sen jälkeen jatkaa omalla proggiksellamme”, lukija ymmärtää paremmin oman osuutensa kokonaisuuden kannalta. Harva meistä haluaa tieten tahtoen hankaloittaa kollegan projektin etenemistä – me emme vain näe meille vähemmän tärkeiden asioiden arvoa muille.
- Muista viestin vastaanottajana huomioida myös lähettäjää. Vaikka saisimmekin tiedon, että s-posti on avattu, meillä ei ole mitään takeita, että viesti on mennyt perille, jollet esimerkiksi kiitä viestistä ja kerro omia jatkoaikeitasi sen suhteen.
Eli periaatteessa aika pitkälle samoja ideoita kuin muussakin viestinnässä – huomioi vastaanottaja eli kohderyhmäsi. Sinun tehtäväsi on tehdä viestin lukeminen hänelle helpoksi.