Mainettaan parempi sähköposti

Sähköposti voi olla tehokas viestintäkanavaTiedättekö mikä on työyhteisöjen eniten käyttämä viestintäkanava?

Aivan, sähköposti. Vaikka tarjolla olisi jos jonkinlaista pikaviestintä ja jopa puhelinta tai suoraa f2f-kontaktia, jaksamme edelleen naputella pitkiä, jäsentämättömiä vuodatuksia työkavereidemme kauhuksi.

Sähköpostiviestittelyn ei tietenkään tarvitsisi olla tehotonta.

Mutta se on, jollemme kiinnitä huomiota muutamaan keskeiseen asiaan.

Näin viestit vaikuttavasti sähköpostissa

  1. Kerro keskeisin viestin sisältö jo otsikossa. Pitkään viestiketjuun kiertämään jäänyt ”Hyvää joulua” -otsikko ei herätä avaamaan viestiä juuri ennen kesälomakauden alkua.
  2. Kiteytä ajatuksesi, kirjoita lyhyesti. Kukaan ei jaksa lukea vuodatuksia.
  3. Jos haluat lukijan tekevän jotain, pyydä sitä selkeästi. Määrittele aika, jolloin tehtävä tulisi tehdä – älä siis sano ”sitten kun ehdit”. Lukijalla on miljoona muutakin työtä kesken, joten aika tuskin riittää sinun pyyntösi toteuttamiseen.
  4. Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, että annat lukijalle hyvän syyn toteuttaa toiveesi. Jos pyydät ”sitten kun ehdit, siivoaisitko tämän kansion”, riskinä on, ettei työ nouse lukijan prioriteettilistalle kovinkaan korkealle. Jos pyydät häntä ”kuun loppuun mennessä siivoamaan tämän kansion, jotta voisimme sen jälkeen jatkaa omalla proggiksellamme”, lukija ymmärtää paremmin oman osuutensa kokonaisuuden kannalta. Harva meistä haluaa tieten tahtoen hankaloittaa kollegan projektin etenemistä – me emme vain näe meille vähemmän tärkeiden asioiden arvoa muille.
  5. Muista viestin vastaanottajana huomioida myös lähettäjää. Vaikka saisimmekin tiedon, että s-posti on avattu, meillä ei ole mitään takeita, että viesti on mennyt perille, jollet esimerkiksi kiitä viestistä ja kerro omia jatkoaikeitasi sen suhteen.

Eli periaatteessa aika pitkälle samoja ideoita kuin muussakin viestinnässä – huomioi vastaanottaja eli kohderyhmäsi. Sinun tehtäväsi on tehdä viestin lukeminen hänelle helpoksi.

Miksi viestintä on tärkeää?

Viestintä on tärkeää, koska se rakentaa merkittyksiäTerveisiä teekupin ääreltä.

Muutaman päivän elämä on näin introvertin näkökulmasta ollut hurjan vauhdikasta.

Kävin nimittäin isolla kylällä kääntymässä. Tapasin paljon uusia ihmisiä ja myös vanhoja tuttuja. Tutuille olen kertonut kuulumisia, uusille esitellyt itseäni.

Siinä pitchatessani itseäni ja ajatuksiani tuli mieleen, miten tärkeä rakennuspalikka viestintä onkaan ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa.

Viestintä nimittäin luo merkityksiä. Se on tärkeä keino ihan minkä tahansa suhteen lujittamiseksi, sillä sen avulla voimme rakentaa yhteistä näkemystä ja yhteenkuuluvuutta.

Työyhteisössä viestintä luo edellytykset työlle. Ei voi johtaa, jollei viesti. Ja jos tavoitteet ja arvot jäävät huonon johtamisen takia epäselviksi, töitä ei tehdä tehokkaasti. Merkitysten tuojana viestintä luo työyhteisöön yhteisöllisyyttä ja yhteistä kulttuuria. Itse asiassa viestintä on niin tärkeää yhteisön kannalta, että ilman sitä organisaatiota ei ole.

Ystävyyssuhteet kuihtuvat, parisuhteet muuttuvat merkityksettömiksi jollei suhdetta ruokita vuorovaikutuksella.

Siksi viestintä on tärkeää.