Loma loppuu, toimistoarki lähestyy – 5 vinkkiä tehokkaaseen työntekoon

Viisi vinkkiä tehokkaaseen työntekoon
Vielä hetken saa tehdä töitä omaan tahtiin tässä ympäristössä; kohta pitääkin jo olla tehokkaana toimistolla.

Lupasin itselleni tehostaa töiden (tai itse asiassa ihan minkä tahansa projektin) loppuun saattamista. Aina uudesta innostuvana aloittamisen asiantuntijana kärsin valmiiksi saattamisen tuskaa.

Verkko on pullollaan jos jonkinlaista vinkkiä tehokkaaseen työntekoon. Poimin vastaan tulleista viisi uutta, joita aion kokeilla. Enempään en usko omien kykyjeni – tai kärsivällisyyteni – tänä syksynä riittävän. Näistä on kuitenkin hyvä lähteä viilaamaan omia rutiineja.

Minun 5 vinkkiä tehokkaaseen työntekoon

Suurin tehokkuuden este minulla on työinnon ylläpitäminen. Kun joku asia on aloitettu, se muuttuu puuduttavaksi rutiiniksi ja äh niin tuskaiseksi edistää. Uuteen kun on mukavampi tarttua, siinä voi soveltaa osaamistaan, loistaa tähtenä – nauttia jännityksestä.

Neulojat tuntevat tämän toisen sukan syndroomana – ensimmäinen sukka syntyy valtavalla draivilla, kun taas silmukoiden luominen toista identtistä kappaletta varten tekee jo melkein pahaa.

Vaikka hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mikään ei kuitenkaan ole valmista ennen kuin kaikki työvaiheet on suoritettu.

  1. Käyn päivän päätteeksi läpi mitä sain päivän aikana tehtyä, mitä jäi vielä tekemättä. Tarkkailen, sisältääkö päiväni ajallista tyhjäkäyntiä, jolloin en tee mitään tuottavaa. Venyvätkö esimerkiksi työtä tauottavat mikrobreikit tai hölisenkö asian vierestä kokouksissa.
  2. Listaan seuraavalle päivälle kolme tärkeintä asiaa, jotka on tehtävä ensi kädessä. Paino sanalla ”tärkeintä”; se pakottaa priorisoimaan tehtäviä ja jättämään kylmästi epäoleelliset työt tekemättä, tai ainakin siirtämään ne mappi ö:hön. Jaan tehtävät pienempiin osatehtäviin ja etappeihin, jolloin niiden tekeminen helpottuu.
  3. Pidän tehotunnin aamulla, jolloin teen pois tai edistän ainakin yhtä näistä. Mikään mikrotason säätäminen tai ad hoc -työ ei saa viedä huomiota näistä. Pyrin siis välttämään ”olen niiiiiin kiireinen etten ehdi tehdä töitä” -ansaa.
  4. Ideoin uutta kerran viikossa, kirjaan kritiikittä ideat Trelloon, annan niiden muhia ja lajittelen ne kehittämispotentiaalin mukaan joko ”just do it”-, ”joo, mut vaatii selvittelyä”- ja ”ehkä joskus” -kategorioihin. Listalta on sitten helppo nostaa tehtäviä työn alle.
  5. Pidän parempaa huolta rapistuvasta kehostani venyttelemällä säännöllisesti. Kipu tuhoaa tehokkaasti keskittymisen, eikä töiden teosta tule mitään.

Jännä nähdä pysynkö ruodussa!

Multitaskaus ja tehokkuuden illuusio

Multitaskaus
Tehostaako multitaskaus työtä, vai onko se vain illuusio?

Päivän ajatus liittyy etäisesti eiliseen postaukseeni ajankäytöstä.

Jos tavoitteena on tehokas ajankäyttö, kannattaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan.

Olen itse surkea tässä; pidän asioiden aloittamisesta ja saan suurta tyydytystä onnistuessani jongleeraamaan monen pallon kanssa samanaikaisessa – koen silloin olevani oikea tehopakkaus ja varsin aikaansaava.

Ja kuten meillä niin usein on tapana, projisoin omaa todellisuuttani muihin; pojallekin papatan esimerkiksi siivoamisesta taukoamatta (nosta tuo, vie kengät eteiseen, futiskorteilla on oma paikkansa jne. Kyllä te tiedätte!).

Ongelmana multitaskauksessa on se, ettei silloin tule keskityttyä mihinkään asiaan kunnolla. Kun rajalliset resurssimme jaetaan äärettömän monen kohteen välillä, lähentelee tulos nollaa.

Sunnuntaina mökiltä palatessamme sata asiaa oli väärässä paikassa. Urputin ja marmatin, kuten lähes jokainen äiti olisi tehnyt.

Poika keräili lattialta jalkapallokortteja, kun huomautin kesän sohvalla viettäneestä pyjamasta ja olohuoneen lattialle pesiytyneestä kynäkorista. Hän kuitenkin kuittasi nerokkaasti:

Minä. Keskityn. Nyt. Yhteen. Asiaan.

Hyvä poika! Tässähän on ratkaisu ajanhallintahaasteeseemme: yksi tavoite, yksi tehtävä, lähes sataprosenttinen keskittyminen, maali.

Helppoa, eikö?