7 + 1 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään

Sähköposti on edelleen paljon käytetty viestintäkanava. Näin tehostat sähköpostiviestintää!Se alkoi varmasti ihan viattomasta ajatuksesta paperittomasta konttorista.

Rahaa säästyisi, luontokin kiittäisi, ja nurkat pölisisivät vähemmän.

Joten siirsimme työyhteisön viestintämme introihin, sähköpostiin ja joissain edistyksellisissä yhteisöissä yhteistyöalustoille ja pikaviestipalveluihin.

Digiajan auvoa ei kestänyt kauaa, kun näytön tai puhelimen ruudun ala- tai yläosassa alkoi vilkkua muistutus tämän tästä. Pling sanoo sähköposti, plong sanoo kokouskutsu. Tehtävä 1, tehtävä 2, tehtävä 3 muistuttivat olemassaolostaan. Kaveri kysyy Whatsappissa ehdinkö lounaalle.

Arki käy työpaikoilla aina vain kiireisemmäksi. Emme ehdi enää puhua. Kahvinkin voi nauttia oman ruudun ääressä.

Monen työyhteisön eniten käyttämä viestimismuoto sähköposti on käynyt tehottomaksi; viestien kirjoittamisessa on valtava vaiva, eikä kukaan kuitenkaan jaksa lukea sepustuksiasi. Jos ne edes yltävät vastaanottajalle asti kymmenien mainospostien ja uutiskirjeiden lomasta.

Paperin kulumisen sijaan kulutamme omia ja kollegoiden hermoja.

Tätä on tehokas sähköpostiviestintä

Jollet ole jo luopunut s-postista ja ottanut käyttöösi tehokkaampia sähköisen työn työkaluja, tee ainakin näin:

  1. Otsikoi viestisi selkeästi, mielellään niin, että vastaanottaja näkee heti, mitä viestisi koskee.
  2. Älä jatka pari vuotta vanhaa viestiketjua, jollei se ole ollut aktiivisena. Jos lähetät kokousmateriaalit ”Joulutervehdys” -otsikolla vanhan viestin jatkeena, kaverilta voi toukokuun lämmössä mennä tärkeät valmistelurutiinit ohitse.
  3. Tiivistä asiasi. Kerro mitä, miksi, koska, kenelle. Aika ja ymmärrys ovat kortilla, eikä kukaan jaksa lukea pitkiä jaaritteluja. Tuo esiin, mitä odotat vastaanottajan tekevän hänen saatuaan viestisi.
  4. Vastaa vain viestin vastaanottajille. Älä lisää omin päin muita vastaanottajia – lähettäjän vastaanottajalista voi olla harkittu. Eikä viattomien sivullisten työaikaa pidä tärvellä s-postispämillä.
  5. Jos joku on viestin lukuisista vastaanottajista huolimatta vastannut ainoastaan sinulle, siihen on varmasti syynsä. Älä välitä viestiä eteenpäin ilman lähettäjän lupaa.
  6. Muista, että kirjoitetussa tekstissä eivät ilmeet ja eleet välity. Vastaanottaja voi tulkita vitsinä puheessa toimivan muotoilun täysin eri lailla kuin miten sinä olit sen ajatellut.
  7. Lisää allekirjoitukseen toimivat yhteystiedot, jotta viestiin voi palata muitakin kanavia pitkin, jos siihen on tarvetta.
  8. Vältä s-postia viimeiseen asti. Tehokkainta on kasvotusten viestiminen. Usein luurin nostaminen ajaa samaa asiaa. Vähennät s-postikaaosta ja edistät samalla tärkeiden viestien perillemenoa.

Kokonaisuuden voi nähdä myös yksityiskohtien kautta

Kokonaisuuksien näkeminen on vain osa totuutta, yhtä hyvään tulokseen voi päästä tutkimalla yksityiskohtia.Olen pitkään neulonut huivia. Se on iso ja työläs pitsinen hartiahuivi; olin lähes loppusuoralla, kun huomasin tehneeni virheen jossain.

Virhe merkitsee minulle yleensä taukoa (käsi)työssä. Kömmähdyksen etsiminen on työlästä – en haluaisi mainita sitä kuuluisaa neulaa, mutta tämän kyseisen huivin kohdalla ollaan hyvin lähellä sitä – ja uusien projektien aloittaminen on paljon hauskempaa kuin vanhojen korjaaminen.

Jotta neuletyötä pystyisi tarkastelemaan kokonaisuutena, se on hyvä pingottaa neuloilla tasaiselle alustalle.

Minusta ei ole siihen kuin ääritapauksissa.

Joten reagoin kuin kuusivuotias, piilotin neulokseni neulekoriin, hautasin sen alimmaksi, ja yritin kovasti unohtaa koko epäonnistumiseni. Korissa on muitakin käsitöitä pääteltäväksi, nekin olisi hyvä tehdä valmiiksi. Hartiahuivi saattoi hyvin odottaa.

Jouduin kuitenkin kaivamaan työn esiin jo muutaman viikon päästä, kun neulova ystävättäreni tuli kylään.

Hän tutki huivia tovin, ja KAS, osoitti minuutin, kahden sisällä kohdan, jossa olin missannut silmukan.

Häkellyin.

Yksityiskohtienkin kautta voi siis nähdä kokonaisuuden. Minä yritin tapani mukaan lähestyä yksityiskohtaa kokonaiskuvan kautta. Se osoittautui tässä kohtaa virheeksi, kokonaisuus oli minun keinovalikoimallani aivan liian laaja hahmotettavaksi.

Erilaisuuksien kohtaaminen luo uutta

Olen aina pitänyt kokonaiskuvan hallitsemista vahvuutenani. Yhtä hyvään tulokseen – itse asiassa parempaan – pääsi tällä kertaa syventymällä detaljeihin.

Olemme kaikki erilaisia, eikä kenenkään osaaminen ole toista arvokkaampaa. Erityyppisten vahvuuksien kohtaaminen, jopa törmäyttäminen, tuottaa usein parhaimman lopputuloksen.

Pitää vain huolehtia siitä, että kohtaamisia syntyy, ja vuorovaikutus toimii. Parasta viestintä on, kun se huomioi jokaisen viestin vastaanottajan erityispiirteet.

Siinä riittää haastetta meidän insinööripainoitteiselle, introvertille työkulttuurille!

Tehokas perehdytys luo vahvan pohjan hyvälle asiakaspalvelulle

Tehokas perehdytys toimii karttana yrityksen arvoihinKesä kolkuttaa jo ihanasti ovella. Kohta pääsee mökille lukemaan hiirenpissaisia vuosikertajuorulehtiä, rentoutumaan ja nautiskelemaan.

Sitä ennen pitäisi vielä kestää muutama päivä vieraaksi käynyttä kotikaupungin vilskettä.

Turku on nimittäin kaapattu, kesätyöntekijöiden toimesta.

Eilen söimme lounaalla nakkeja punaviinikastikkeessa ja kanaa stroganoffissa. Toissa päivänä lounasravintolan tarjoilija luikki pakoon kysyessämme josko pitsa-annokseen kuuluisi myös salaattia.

Ei kuulunut, ja sekin olisi vielä ollut ok, jos tarjoilijaneiti punaisissa poskissaan olisi malttanut ottaa vastaan palautteemme. Ei malttanut.

Miksi, oi miksi hyvät työnantajat, palveluntuottajat joille me rahamme selkä kumarassa kannamme, miksi ette panosta kesätyöntekijöidenne perehdyttämiseen?

Jos teille on yrityksenä tärkeää huomioida asiakkaanne, sen pitäisi olla ensimmäisiä asioita joita kerrotte henkilökuntanne uusille jäsenille. Antakaa heille kartta, se oppi, jolla he pystyvät kaikissa tilanteissa navigoimaan arvojenne mukaisesti, oli vastassa minkälainen asiakas tahansa.

Se on tärkeää sekä yrityksen että työntekijän kannalta. Yritys haluaa luonnollisesti säilyttää asiakkaansa ja työntekijä hoitaa työnsä mahdollisimman hyvin. Tehokas perehdytys palvelee siis molempia osapuolia.

Asiakasuskollisuus voi olla pienestä kiinni. Hyvä palvelukin on lopulta pienestä kiinni – kuten hyvästä perehdyttämisestä yrityksen arvoihin ja toimintatapoihin.

 

(Kuvassa Aleksandra ja Daniel Mizielińskin valloittavan ihana ”Suuri Karttakirja”, Kustannusosakeyhtiö Nemo 2014)