7 + 1 vinkkiä tehokkaaseen sähköpostiviestintään

Sähköposti on edelleen paljon käytetty viestintäkanava. Näin tehostat sähköpostiviestintää!Se alkoi varmasti ihan viattomasta ajatuksesta paperittomasta konttorista.

Rahaa säästyisi, luontokin kiittäisi, ja nurkat pölisisivät vähemmän.

Joten siirsimme työyhteisön viestintämme introihin, sähköpostiin ja joissain edistyksellisissä yhteisöissä yhteistyöalustoille ja pikaviestipalveluihin.

Digiajan auvoa ei kestänyt kauaa, kun näytön tai puhelimen ruudun ala- tai yläosassa alkoi vilkkua muistutus tämän tästä. Pling sanoo sähköposti, plong sanoo kokouskutsu. Tehtävä 1, tehtävä 2, tehtävä 3 muistuttivat olemassaolostaan. Kaveri kysyy Whatsappissa ehdinkö lounaalle.

Arki käy työpaikoilla aina vain kiireisemmäksi. Emme ehdi enää puhua. Kahvinkin voi nauttia oman ruudun ääressä.

Monen työyhteisön eniten käyttämä viestimismuoto sähköposti on käynyt tehottomaksi; viestien kirjoittamisessa on valtava vaiva, eikä kukaan kuitenkaan jaksa lukea sepustuksiasi. Jos ne edes yltävät vastaanottajalle asti kymmenien mainospostien ja uutiskirjeiden lomasta.

Paperin kulumisen sijaan kulutamme omia ja kollegoiden hermoja.

Tätä on tehokas sähköpostiviestintä

Jollet ole jo luopunut s-postista ja ottanut käyttöösi tehokkaampia sähköisen työn työkaluja, tee ainakin näin:

  1. Otsikoi viestisi selkeästi, mielellään niin, että vastaanottaja näkee heti, mitä viestisi koskee.
  2. Älä jatka pari vuotta vanhaa viestiketjua, jollei se ole ollut aktiivisena. Jos lähetät kokousmateriaalit ”Joulutervehdys” -otsikolla vanhan viestin jatkeena, kaverilta voi toukokuun lämmössä mennä tärkeät valmistelurutiinit ohitse.
  3. Tiivistä asiasi. Kerro mitä, miksi, koska, kenelle. Aika ja ymmärrys ovat kortilla, eikä kukaan jaksa lukea pitkiä jaaritteluja. Tuo esiin, mitä odotat vastaanottajan tekevän hänen saatuaan viestisi.
  4. Vastaa vain viestin vastaanottajille. Älä lisää omin päin muita vastaanottajia – lähettäjän vastaanottajalista voi olla harkittu. Eikä viattomien sivullisten työaikaa pidä tärvellä s-postispämillä.
  5. Jos joku on viestin lukuisista vastaanottajista huolimatta vastannut ainoastaan sinulle, siihen on varmasti syynsä. Älä välitä viestiä eteenpäin ilman lähettäjän lupaa.
  6. Muista, että kirjoitetussa tekstissä eivät ilmeet ja eleet välity. Vastaanottaja voi tulkita vitsinä puheessa toimivan muotoilun täysin eri lailla kuin miten sinä olit sen ajatellut.
  7. Lisää allekirjoitukseen toimivat yhteystiedot, jotta viestiin voi palata muitakin kanavia pitkin, jos siihen on tarvetta.
  8. Vältä s-postia viimeiseen asti. Tehokkainta on kasvotusten viestiminen. Usein luurin nostaminen ajaa samaa asiaa. Vähennät s-postikaaosta ja edistät samalla tärkeiden viestien perillemenoa.